Reconciliar con lo ya declarado: cuadra tu histórico sin teclearlo otra vez
Sube el listado de compras que ya declaraste y Dinaup lo cruza con las compras registradas. Ves qué falta, qué sobra, qué está en otro trimestre y qué importe no coincide.
Equipo DinaupSi cambias de programa de gestión a mitad de año, en el primer cierre de IVA tienes la contabilidad repartida entre dos sistemas. Los primeros trimestres del año se presentaron desde tu programa anterior (o los presentó tu gestoría). Ahora Dinaup calcula el periodo con sus datos. Si los datos de los dos sistemas no coinciden, lo descubres tarde: en un requerimiento o en una complementaria.
Reconciliar no es volver a teclear tu histórico. Es demostrar que lo que declaraste y lo que tiene tu sistema son la misma cosa. También es arreglar, factura a factura, lo que no coincida. Para eso existe la ventana Reconciliar con lo ya declarado. Subes el listado de compras que declaraste y Dinaup lo cruza con tus compras registradas. Te devuelve las diferencias clasificadas, cada una con su acción al lado.
Hoy la ventana trabaja con compras y gastos. En compras, la fecha contable puede moverse legalmente (hasta cuatro años desde el devengo). Por eso las diferencias de trimestre tienen arreglo directo. En ventas esa flexibilidad no existe. Cada fecha de una factura se explica en Las cuatro fechas de una factura en Dinaup.
Dónde está
En Pymes → Análisis, cuando hay facturas fuera de su trimestre, aparece el aviso que abre la ventana Facturas fuera de su trimestre. Ahí está el botón Reconciliar con lo ya declarado. Eliges el periodo (trimestre y año) arriba, en la propia ventana.
El archivo: tres columnas
Vale un CSV o Excel exportado de tu programa anterior o del libro de tu gestoría. Solo se usan tres columnas:
| Columna | Para qué |
|---|---|
| NIF del proveedor | Identificar a quién compraste |
| Nº de factura | Identificar la factura concreta |
| Importe total | Desempatar y detectar descuadres |
Dinaup detecta las columnas por el nombre de la cabecera y te enseña una vista previa de cómo las interpreta. Si un importe no se puede leer, sale en rojo: señal de que elegiste la columna equivocada, no de que tu archivo esté mal. Corriges el desplegable y sigues. Si la mayoría de importes son ilegibles, Dinaup no lanza el cruce y te avisa.
El formato del importe da igual: 1.234,56 €, 1,234.56 o 1234.56 se leen igual de bien. El separador decimal se deduce solo.
El cruce: cinco resultados posibles
Al pulsar Comparar con Dinaup, cada factura declarada se busca entre tus compras por NIF + número de factura (normalizados: da igual F-0012 que f12). Si el número no casa, se busca por NIF + importe. El resultado es una de estas cinco situaciones:
| Resultado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Ya cuadran | Declarada y contabilizada en el trimestre | Nada. Está bien |
| Traer a este trimestre | Declarada, pero en Dinaup consta en otro trimestre | Traerla al trimestre |
| Te faltan | Declarada y Dinaup no la encuentra | Comprobar con qué NIF/número está, o darla de alta |
| Revisar | El importe no coincide, o hay varias candidatas | Elegir la compra correcta o corregirla |
| Sobran | Está en el trimestre en Dinaup, pero no la declaraste | Moverla al día que elijas |
Cada grupo es una tarjeta con su propia tabla y sus propias acciones. No hay un botón para "arreglar todo": cada caso requiere una decisión distinta.
"Traer a este trimestre": la fecha depende de cada factura
Es el caso principal de una migración: la factura existe y está declarada, pero en Dinaup quedó contabilizada en otro periodo. La acción Traer mueve su fecha contable al trimestre que estás reconciliando. La fecha exacta no es la misma para todas:
Si la fecha de expedición de la factura cae dentro del trimestre destino, la fecha contable pasa a ser esa misma fecha. Coinciden: es lo más preciso posible.
Si la expedición queda fuera, la factura va al día del trimestre más cercano a su expedición. Es el primer día si venía de antes y el último si venía de después.
La columna Nueva fecha te enseña el destino exacto de cada factura antes de tocar nada. Sale en verde cuando es su propia expedición. Puedes traer una factura suelta con el botón de su fila, o marcar varias y pulsar Traer seleccionadas. Con más de una, antes de confirmar, Dinaup te resume cuántas toman su expedición y cuántas van al borde del trimestre.
Esto solo toca la fecha contable, y solo en compras. En compras, moverla dentro de los cuatro años desde el devengo es un derecho, no una infracción. El resto de la factura (número, importes, proveedor) no se modifica.
"Te faltan": el hueco que hay que tapar
Una factura declarada que no aparece en Dinaup es un agujero en tu histórico. Antes de darla de alta, comprueba si sí está registrada, pero con otro NIF o con el número escrito distinto. En ese caso aparece en "Revisar", o casa sola en cuanto corrijas el NIF en la ficha del proveedor. Si de verdad no está, el paso siguiente es registrarla como una compra más, por el flujo normal. Esta tarjeta no la crea por ti: es la lista de lo que falta, para que no se te escape ninguna.
"Revisar": los casos que decides tú
Aquí caen dos casos distintos, y la ventana indica cuál es cada uno:
- Varias candidatas. Hay más de una compra del mismo proveedor que podría ser la declarada. El desplegable Compra en Dinaup te lista solo las de ese NIF, con su número, importe y fecha. Las que coinciden en importe salen arriba, marcadas en verde. Eliges tú, con buscador si la lista crece.
- Importe distinto. La factura casó, pero lo declarado y lo contabilizado no suman lo mismo. La diferencia sale en rojo. Abres la compra, corriges lo que toque y al recomparar sale del grupo.
Tu elección manual manda sobre el emparejado automático. Una compra nunca puede asignarse a dos facturas a la vez. Dinaup guarda el vínculo: si cierras la ventana y vuelves mañana con el mismo archivo, los emparejamientos que hiciste a mano siguen puestos.
Si el número de tu archivo y el de Dinaup no coinciden, Dinaup no sobrescribe el número de factura. Es un dato fiscal, y el equivocado no siempre es el de Dinaup. Se guarda tu decisión de emparejar, no se reescribe el documento.
"Sobran": compras del trimestre que no declaraste
Compras contabilizadas en el trimestre que no aparecen en tu declaración. Quizá se declararon en otro periodo, o quizá entraron en este trimestre por error. Las marcas, eliges un día en el selector de la tarjeta y pulsas Mover seleccionadas. Su fecha contable pasa al día elegido y dejan de computar en el trimestre reconciliado.
Preguntas frecuentes
Siguiente paso
- Análisis: el panel donde está el aviso de facturas fuera de trimestre.
- Libros Registros de Compra: el libro que alimenta tu 303 de soportado.
- Contabilidad en Pymes: el contexto contable del módulo.
- Y si vienes del banco, no del IVA: importar el extracto bancario es la otra mitad de la migración.