Nóminas en Dinaup: del PDF de la gestoría al asiento contable
Registra las nóminas de tu equipo sin copiarlas a mano: la IA lee el PDF, tú revisas con el documento al lado y el asiento sale de tu configuración.
Equipo DinaupCada mes pasa lo mismo. La gestoría manda un correo con las nóminas en PDF, alguien las guarda en una carpeta y ahí se quedan. La contabilidad las recibe tarde, el coste real de plantilla se estima a ojo y, cuando un empleado pide una nómina de hace seis meses, toca bucear en el correo.
Una nómina no es un PDF que archivas. Es un registro que alimenta tu contabilidad y te dice lo que tu equipo cuesta de verdad. En Dinaup ese registro se crea en dos minutos: la IA lee el PDF y tú solo revisas.
El modelo: conceptos que se definen una vez
Toda nómina se compone de conceptos: salario base, plus de transporte, retención de IRPF, cuota de la Seguridad Social. En Dinaup cada concepto se define una sola vez, en Pymes → Nóminas → Tipos de Conceptos, con tres decisiones:
- Qué es: un devengo (suma al trabajador), una deducción o retención del empleado (le resta), o una retención a cargo de la empresa (te cuesta a ti, no le resta a él).
- A dónde va el dinero retenido: TGSS, AEAT o terceros.
- Contra qué cuentas contables anota: su cuenta Debe y su cuenta Haber.
Con el catálogo montado, registrar una nómina es elegir conceptos y teclear importes. La clasificación, los totales y la contabilidad salen de la configuración, no de la memoria de quien la registra.
Un ejemplo con números
Una clínica dental con seis empleados registra la nómina de marzo de su higienista:
| Concepto | Tipo | Importe |
|---|---|---|
| Salario base | Devengo | 1.500 € |
| Plus de asistencia | Devengo | 150 € |
| Retención IRPF | Retención empleado → AEAT | 198 € |
| Seguridad Social trabajador | Retención empleado → TGSS | 105 € |
| Seguridad Social empresa | Retención empresa → TGSS | 510 € |
Al guardar, Dinaup calcula:
- Líquido a percibir: 1.500 + 150 − 198 − 105 = 1.347 €. Lo que cobra la higienista.
- Coste de empresa: 1.650 + 510 = 2.160 €. Lo que le cuesta a la clínica.
- Pago a la TGSS: 105 + 510 = 615 €. Pago a la AEAT: 198 €.
Ese último punto importa más de lo que parece. La cuota patronal no aparece en el neto del trabajador, así que muchas pymes la pierden de vista y creen que su plantilla cuesta lo que suman los brutos. Dinaup separa el coste de empresa en su propio total: la higienista de 1.650 € brutos cuesta 2.160 €.
La IA lee el PDF, tú revisas
Si las nóminas te llegan en PDF, no las copies a mano. En Pymes → Nóminas → Archivos:
- Sube el mes entero de golpe. PDF, PNG o JPG de hasta 20 MB. Los archivos repetidos se detectan y no entran dos veces.
- Pulsa Analizar N. Eliges el nivel de IA: Rápido (0,05 € por nómina), Equilibrado (0,10 €, el recomendado) o Profundo (0,15 €). Para las seis nóminas de la clínica: 60 céntimos.
- Revisa cada tarjeta. La IA extrae empleado, DNI, periodo y cada concepto con su importe. Al pulsar Revisar se abre el editor precargado con el PDF original al lado, línea a línea.
- Guarda. El documento queda marcado como procesado y el PDF anclado a la ficha de la nómina. No vive en una carpeta: vive pegado a su registro.
La IA asocia el empleado por su NIF y casa cada concepto con tu catálogo por nombre. Si un concepto no lo encuentra, la línea queda sin clasificar y el editor no te deja guardar hasta que le asignes tipo: nada entra en los totales sin clasificación. Y si tu gestoría usa nombres peculiares, se lo explicas una vez en las Anotaciones para IA del concepto y la siguiente lectura sale mejor.
Del registro al asiento
Cada concepto lleva su cuenta Debe y su cuenta Haber, así que el asiento de la nómina no se redacta: se deriva. En Pymes → Contabilidad → Contabilidad automática, la pestaña Nóminas lista las del periodo que aún no tienen asiento. Marcas, pulsas Procesar y cada nómina queda enlazada a su asiento.
Un detalle fino: si en la ficha de cada empleado configuras sus subcuentas (sueldos, anticipos, pendiente de pago), el asiento no anota contra la cuenta genérica sino contra la subcuenta del trabajador. El mayor de "remuneraciones pendientes de pago" te dice cuánto le debes a cada persona, no solo a la plantilla en bloque.
Ningún mes se escapa
Ponerse al día vigila el ciclo por ti y avisa de dos cosas: empleados con contrato vigente que aún no tienen nómina este mes, y nóminas de los últimos tres meses sin asiento contable. Cada aviso lleva su botón para ir directo a resolverlo.
Preguntas rápidas
Siguiente paso
- Gestión de nóminas: el recorrido completo, de los conceptos al asiento.
- Referencia del módulo de nóminas: pantallas, campos y totales.
- Contabilidad automática: cómo se generan los asientos en bloque.